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<div style="font-family: Calibri, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);">
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US" style="font-size: 11pt">Dear GAPS, </span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US" style="font-size: 11pt"><br>
</span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US" style="font-size: 11pt">Please see below for an important message from Reiner!</span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US" style="font-size: 11pt"><br>
</span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US" style="font-size: 11pt">Cheers,</span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US" style="font-size: 11pt">Your GAPS Committee</span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US" style="font-size: 11pt"><br>
</span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US" style="font-size: 11pt">---------------------------------------------------------------------------------</span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
Dear GAPS community,<br>
</p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">I wanted to take a moment to follow up on the announcements I made at the GAPS All Hands Meeting in the summer where I indicated that we were close to a solution that would provide resident graduate students access to reduced transit passes
 and extended health benefit. This is the information also currently  posted on the GAPS web-page.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">Let me first apologize for not having been able to implement a solution by the start of the term as intended (See the background information below for more details).<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">Please be assured that TRIUMF is fully committed to find a solution that addresses your key concerns; however, due to some complications the implementation of a solution will look different from what was envisioned earlier this year.<span> </span><o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">In the near future, TRIUMF will roll out the advertised policy on minimum financial support levels for TRIUMF resident graduate students. This will also include the formal appointment of resident graduate students, e.g. UBC and SFU students
 who spend most of their time at TRIUMF. Non-local students will receive a defined top-up to cover additional expenses not experienced by UBC and SFU students, such as transit and extended health. The implementation may come in phases with further details to
 be announced as we roll out the policy.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">Regarding the hiring process for postdocs, which has been raised as a concern, we are currently developing standardized guidelines for the hiring process which will ensure all supervisors aware of the pertinent policies. TRIUMF HR will provide
 oversight of this process and assist with their consistent application, supporting hiring and onboarding.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">The new guidelines will include information on length of employment and multi-year work permits, as well as the corresponding financial support for obtaining Work Permits. We will also provide clarification on existing practices including
 relocation expenses, initial housing support, and vacation allotments.   Also provided in early communications to newly hired postdocs, will be general information on local childcare options.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">Once again, I am personally committed to implement viable and fair solutions for your benefit as soon as possible.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">I appreciate your patience and support as we work through this process.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">If you have any questions or concerns, please reach out to me directly at<span> </span><a href="mailto:reiner.kruecken@triumf.ca" style="color: rgb(149, 79, 114); text-decoration: underline">reiner.kruecken@triumf.ca</a><o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">All the best,<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">Reiner<o:p></o:p></span></p>
<div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto; border-style: none none solid; border-bottom-width: 1pt; border-bottom-color: windowtext; padding: 0cm 0cm 1pt">
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; border: none; padding: 0cm">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
</div>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"> <o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">Background information:<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">As presented in the GAPS All Hands meeting, TRIUMF and UBC agreed in early 2019 to an in-principle solution to register TRIUMF resident graduate students at UBC and provide them with access to transit passes, extended health and other benefit
 by way of paying certain student fees at UBC.  However, as details of this implementation were worked out, it was determined that the immigration considerations for international students (either from international or domestic universities), as well as the
 exact requirements at UBC, were more complicated and less clear than originally believed.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">For example, it turns out that discounted transit passes (U-Pass) are, per contract between Translink and the universities, only accessible to students registered for at least 3 credits or paying at least $174/month tuition. However, TRIUMF
 students were only intended to be registered in a non-credit course that would trigger fees but avoid the requirement for tuition payments. No exceptions can be made to this requirement. This only became clear after a summit meeting between TRIUMF and UBC
 administrators in September, and therefore, the original plan has proven not to be feasible.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">Similarly, it was also found that there are significant challenges in registering international students, who have come to TRIUMF on work permits, at UBC, given that their immigration status explicitly precludes studying.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">While we keep exploring potential solution within the UBC Student Programs, TRIUMF is investigating other pathways to provide students with the proposed benefits. Possibilities include<o:p></o:p></span></p>
<ul type="disc" style="margin-bottom: 0cm; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 12px; font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto; margin-top: 0cm">
<li style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif">
<span lang="EN-US">increasing the minimum financial support requirement to make up the difference in transit cost between a full cost and U-pass ticket or<o:p></o:p></span></li><li style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif">
<span lang="EN-US">setting up an extended health benefit plan outside of the TRIUMF/UBC benefits plan, which is not available to Grad Students.<o:p></o:p></span></li></ul>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US">We are currently evaluating the feasibility of such plans based on cost analysis and hope to implement a feasible solution.<o:p></o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<span lang="EN-US" style="font-size: 11pt"><o:p> </o:p></span></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<b><span lang="EN-US" style="font-size: 11pt; font-family: "Helvetica Neue LT Pro 55 Roman", sans-serif">Dr. Reiner Kruecken<o:p></o:p></span></b></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<b><span lang="EN-US" style="font-size: 10pt; font-family: "Helvetica Neue LT Pro 55 Roman", sans-serif">Deputy Director, Research<o:p></o:p></span></b></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<b><span lang="EN-US" style="font-size: 10pt; font-family: "Helvetica Neue LT Pro 55 Roman", sans-serif">TRIUMF<o:p></o:p></span></b></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<b><span lang="EN-US" style="font-size: 10pt; font-family: "Helvetica Neue LT Pro 55 Roman", sans-serif"><o:p> </o:p></span></b></p>
<p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; font-size: 12pt; font-family: Calibri, sans-serif; caret-color: rgb(0, 0, 0); font-weight: normal; orphans: auto; widows: auto">
<br>
</p>
</div>
</body>
</html>