
<html><head><meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"></head><body style="overflow-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;"><div><p>Dear XeSAT attendees,</p><p>We are now les than a week away from the workshop, and we would like to share a few final updates and practical pieces of information for your consideration.</p><ul><li><p> All international participants should now have received an <b>invitation letter.</b><br>Please keep it handy when crossing the border, in case you are asked to present it. If you have not received it please let us know as soon as possible. </p></li><li><p><b>The first session on Tuesday will begin at 8:45 AM</b><br></p><p>Please allow sufficient time beforehand for registration. <b>The registration desk will open at 7:45 AM.</b></p><p>Once registered, you are welcome to proceed to the Auditorium, where coffee, tea, and light snacks will be available before the first session. A map indicating the locations of the registration desk and the Auditorium is attached to this email.</p><p>For subsequent mornings, breakfast options can be found on the way between TRIUMF House and TRIUMF. Please see the information provided here: <a href="https://indico.triumf.ca/event/803/page/601-food-and-shopping-options-around-triumf">https://indico.triumf.ca/event/803/page/601-food-and-shopping-options-around-triumf</a></p></li><li><p>Each subsequent morning, you will need to sign in again upon arriving on the TRIUMF premises. If the XeSAT registration desk is unattended, the sign-in sheet will be available at the reception desk in the main lobby.</p></li><li><p>Please upload your presentations to the Indico site <b>at least 24 hours before your talk</b>. <b>The timetable page is now accessible only to participants registered on Indico</b>. This ensures that presentations remain viewable only to conference attendees until approval is granted to make them public. You will therefore need to log in to access the timetable. A PDF version is also attached below.</p><p>If you have not yet registered on Indico, registration has been reopened and we kindly ask you to complete it as soon as possible.</p><p>Please let us know if you encounter any issues uploading your presentation. </p><p>As a reminder:</p><p>- Invited talks are allocated 25 minutes + 5 minutes questions</p><p>- Contributed talks are allocated 12 minutes + 3 minutes questions</p><p>Given the tight schedule, we will need to adhere strictly to these time limits.</p></li></ul><ul><li><p><b>For poster presenters</b>:</p><p>Upon registration, you will receive a poster number corresponding to your assigned poster board.</p><p>Please use the time before the first session on Tuesday or during the morning coffee break to set up your poster in the reception tent area.</p><p>We also ask that you upload your poster to the Indico site.</p></li><li><p><b>Lunches</b> from Tuesday through Friday are included in your registration.</p><p>There will also be a<b> reception with a buffet dinner</b> on Tuesday evening, catered by Vancouver’s only Indigenous restaurant.</p><p>The <b>conference dinner will take place on Wednesday evening </b>following the excursions. More information is available here:<br><a href="https://indico.triumf.ca/event/803/page/576-excursions-and-conference-dinner">https://indico.triumf.ca/event/803/page/576-excursions-and-conference-dinner</a></p></li><li><p>Please note that the excursions involve a moderate amount of walking (through gardens, museums, beaches, or a combination thereof).</p><p>We therefore recommend bringing only a<b> light backpack</b> on Wednesday morning, as there will be no opportunity to leave bags along the way. </p><p><br></p></li></ul><p>Finally, the weather forecast for next week looks promising, with pleasant daytime temperatures between 16°C and 20°C.</p><p><br></p><p>We look forward to welcoming you all to Vancouver and to a productive and enjoyable workshop! Safe travels!</p><p><br></p><p>Best regards,</p><p>Chloé </p><p>on behalf of the XeSAT2026 organizing committee</p><p><br></p><p><br></p><p></p></div></body></html>